Assistant(e) de direction

Enjeux : Véritable pilier de la coordination interne, l’Assistant(e) de Direction assure un soutien stratégique et opérationnel auprès de la Direction Générale et des instances clés de l’entreprise.
Garant(e) de la fluidité des échanges, de la qualité de l’organisation et de la rigueur administrative, il/elle contribue activement à la performance collective et à la représentation de l’entreprise auprès des interlocuteurs internes et externes.

Missions principales :

1. Organisation et logistique

• Piloter l’organisation d’évènements internes et externes (séminaires, visites, salons, conférences, CSE, CODIR, etc.) ;

• Préparer et coordonner les réunions de la Direction (CODIR, CE, rencontres syndicales, réunions d’équipes) : convocations, présentations, supports, suivi des actions ;

• Organiser les visites officielles du site et les temps forts institutionnels ;

• Assurer la gestion logistique des salles de réunion (planification, matériel, agencement, entretien, décoration) ;

• Participer à la mise en œuvre d’évènements fédérateurs : pots de départ, cérémonies, moments conviviaux ;

• Garantir la coordination fluide entre les différents services et partenaires internes ou externes.

  
  

2. Assistance à la Direction

• Accompagner le Directeur Général dans la gestion de son agenda, de ses déplacements et de ses priorités ;

• Assurer un appui transversal auprès du Président, du Directeur des Ressources Humaines et du Directeur des Opérations ;

• Gérer les déplacements professionnels de la Direction : réservations, logistique, dossiers de voyage, notes de frais ;

• Rédiger et mettre en forme divers documents : comptes rendus, notes internes, présentations, courriers, rapports de synthèse ;

• Préparer les supports de communication interne (amphi encadrement, CSE, etc.) ;

• Traiter les appels, courriels et courriers en priorisant les sujets stratégiques ;

• Préserver la confidentialité des informations et représenter la Direction avec professionnalisme et discrétion.

  
  

  3. Administration et support

• Gérer le courrier entrant et sortant ;

• Réaliser les demandes d’achat pour les directions concernées (Direction Générale, Finance, Qualité, Énergie Climat) ;

• Assurer la gestion des fournitures administratives, cartes de visite et supports de communication ;

• Structurer et maintenir l’organisation documentaire (archivage, classement, suivi des dossiers) ;

• Apporter un appui administratif aux projets RSE et initiatives transverses de l’entreprise.